El Reglamente de facturación aprobado en el Real Decreto 1619/2012 que entró en vigor el 1 de enero de 2013, introdujo la factura simple o simplificada, en sustitución al ticket, que desde ese momento no se acepta como documento contable justificativo de un gasto.
¿Qué es una factura simplificada?
La Factura simplificada o factura simple es un tipo de factura que admite la Agencia Tributaria bajo determinadas circunstancias, además sustituye a los tickets de compra que había anteriormente.
Por tanto, es un comprobante de pago que usan los consumidores o usuarios finales, que sirve como justificante de una compra o venta y que se entrega a un particular.
Es más, las facturas simples tienen validez legal y sirven para probar una transacción económica o deducción de un gasto como profesional o empresa.
El objetivo de su creación es simplificar la emisión de facturas en determinados negocios concretos, como son bares, tienes o negocios con contacto directo con el cliente final.
¿Diferencia entre factura y factura simplificada?
Las principales diferencias entre una factura ordinaria y una factura simple son:
- Objetivo: la factura ordinaria tiene como objetivo solicitar un pago, mientras que la factura simplificada solo acredita que un determinado pago se haya realizado.
- Emisión: la factura ordinaria se emite por una empresa antes de recibir el pago del cliente, mientras que una factura simplificada se entrega después de la transacción económica.
- Detalle: la factura ordinaria incluye detalles obligatorios, mientras que la factura simple no necesita contener todos los datos obligatorios, su elaboración es más simple.
- Datos fiscales: la factura ordinaria incluye los datos fiscales del emisor y del receptor, mientras que la factura simplificada solo tiene que incluir los datos de la empresa que emite la factura o ticket.
- Deducción: la factura ordinaria cumple todos los requisitos para poder deducir el gasto en las declaraciones de IVA e IRPF (modelos 303 y 130), mientras que una factura simple solo puede deducirse en la declaración de IRPF.
Como ves, una factura ordinaria y una factura simplificada no son lo mismo, y, principalmente, dependerá del nivel de detalle de la misma.
¿Cuándo se puede hacer una factura simplificada?
Para poder hacer una factura simplificada deben cumplirse una serie de supuestos:
1.- El importe no puede ser superior a 400 euros (IVA incluido).
2.- Pueden emitir factura simplificada aquellos empresarios autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria y algunas operaciones que no excedan de 3.000 euros (IVA incluido), además de figurar en el Reglamento de facturación anterior, como son:
- Ventas al por menor de bienes muebles corporales o semovientes a usuarios finales o particulares.
- Ventas o servicios de ambulancias.
- Ventas o servicios a domicilio.
- Transporte de personas y equipajes.
- Servicios de hostelería o restauración, como bares, restaurantes, suministro de comidas o bebidas a consumir en el momento.
- Discotecas o salas de fiesta.
- Locutorios.
- Peluquerías o salones de belleza.
- Uso de instalaciones deportivas.
- Revelado de fotografía o servicios fotográficos.
- Videoclubs.
- Aparcamiento de vehículos.
- Tintorerías y lavanderías.
- Peaje en autopistas.
¿Qué debe aparecer en una factura simplificada?
Emitir facturas ordinarias o simplificadas es una obligación que tiene todos los empresarios, y está amparada en el Real Decreto 1619/2012 en el artículo 2, capítulo I, título I, donde se indica que hay que elaborar este documento siempre y cuando haya entrega de bienes o prestación de servicios, estén o no sujetos a IVA.
En el caso específico de la factura simple, los componentes esenciales que deben aparecer son:
- Datos fiscales del emisor de la factura.
- Número de identificación fiscal (NIF)
- Fecha de expedición y de operación si son diferentes.
- Número de factura y serie, si procede.
- Descripción del servicio prestado o producto.
- Tipo impositivo.
- El total de la factura.
- En el caso de factura rectificativa, habría que indicar la referencia de la factura que rectificamos y de los aspectos que modificamos.
Importe máximo de una factura simplificada
El importe máximo de las facturas simples es 400 euros, con IVA incluido, o cuando sea una factura rectificativa.
Ahora bien, se puede expedir una factura por un importe de 3.000 euros, con IVA incluido, cuando la actividad económica se encuentre incluida en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
¿Quién puede emitir una factura simplificada?
La emisión de las facturas simples o simplificadas, puede hacerlo cualquier empresa o autónomo, siempre que cumpla los requisitos que hemos mencionado en los puntos anteriores.
¿Cuándo no se puede emitir factura simplificada?
Sin embargo, no se puede emitir facturas simples o simplificadas en las entregas intracomunitaria de bienes, ni en las ventas a distancia.
Además, las operaciones no localizadas en el territorio de aplicación del impuesto tampoco pueden emitir este tipo de facturas, ni cuando sean operaciones que sí están localizadas en el territorio de aplicación del impuesto y produzcan inversión del sujeto pasivo y el destinatario tenga que emitir una factura por el destinatario o factura por el proveedor.
¿Qué validez tiene una factura simplificada?
La normativa del Impuesto de Sociedades y del IRPF no hace referencia a los requisitos formales para que un gasto sea deducible en el impuesto, por tanto, según la Ley General Tributaria en su artículo 106.4 dice que los gastos deducibles deben justificarse, de forma prioritaria, mediante factura, pero no especifica el tipo de factura, por tanto, podemos entender que la factura simplificada sería válida para deducir el gasto en este impuesto.
Sin embargo, en la Ley de IVA sí hace referencia expresa a los requisitos formales que debe cumplir una factura para poder practicar su deducción, en su artículo 97 dice que el único documento justificativo es una factura original que recoja todos los requisitos establecidos legal y reglamentariamente.
A la pregunta de si tiene validez la factura simplificada, la respuesta sería sí, siempre y cuando, el documento cumpla los datos exigidos reglamentariamente para la factura simple.
¿Cómo contabilizar una factura simplificada?
A la hora de contabilizar una factura simple debes computar el gasto total de la factura, sin desmembrar la cuota de IVA, siempre que el gasto esté relacionado con la actividad económica.
Se entiende que una factura simplificada está emitida para un cliente o consumidor final que no tiene las condiciones de autónomo o empresario.
Por tanto, si eres autónomo o empresario, deberías solicitar la factura ordinaria cuando te presten un servicio o compres un producto para tu actividad empresarial, de esta manera, también podrás deducir el IVA.
Ejemplo de factura simplificada
Algunos ejemplos de factura simple o simplificada son los que se realizan diariamente en las pequeñas transacciones comerciales en supermercados o tiendas de alimentación, peluquerías y salones de belleza, bares o restaurantes, etc.
Ahora que ya sabes lo que es una factura simplificada, te informamos que a pesar de su sencillez en el futuro será necesario que estén adaptadas a la nueva facturación electrónica obligatoria.
