Debido a la obligatoriedad que se aproxima del uso de la factura electrónica y de las herramientas para elaborarlas, hay que saber cómo verificar una factura electrónica, además de conocer los requisitos principales.
El Reglamento de Facturación obliga a que el emisor de la factura electrónica garantice, desde la fecha de expedición y durante el periodo de conservación de la misma, la integridad y legibilidad de su contenido.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, y es un justificante de la venta de bienes o de la prestación de servicios.
La factura electrónica se expide y se recibe en formato electrónica, ahora bien, su expedición está condicionada al consentimiento de su receptor, por tanto, es una alternativa a la factura tradicional en papel.
¿Por qué es importante validar una factura electrónica?
La obligación de validar una factura electrónica es del emisor, ahora bien, también es responsabilidad del receptor comprobar que la validación se ha hecho de forma correcta.
Si ambas partes no cumplieran sus compromisos, conllevaría graves consecuencias, incurriendo en fraude y sanciones administrativas.
Es obligatorio la validación de una factura electrónica
Por tanto, tanto la validación de una factura electrónica, como la conservación, es una obligación asignada al emisor de la factura, ya sea en archivo PDF o XML.
Además, la validación de una factura electrónica se puede hacer entre las 24 a 72 horas desde que se emita o reciba, por lo que es importante que la empresa receptora esté pendiente.
Elementos que debe contener una factura electrónica para ser legal
Los elementos obligatorios que debe contener una factura electrónica son:
- Numeración de la factura: cada factura debe contener un número identificativo, e incluso, crear series correlativas, de manera que sea más fácil identificar conjuntos específicos en los registros.
- Fecha de emisión: hace referencia al momento en el que el proveedor emite la factura con toda la información de la operación comercial, además marca el plazo para saber la fecha de pago y en que trimestre hay que incluirla.
- Datos de identificación fiscal: todas las facturas deben contener los datos fiscales tanto del emisor como del receptor, es decir, nombre completo o razón social, NIF, domicilio fiscal, código postal, teléfono de contacto y correo electrónico.
- Concepto: en este apartado hay que indicar con detalle los servicios o productos que hemos vendido, indicando en cada línea cada uno de los conceptos que se están facturando, la cantidad de cada uno, la base imponible y los descuentos aplicados (si los hubiese).
- La base imponible: es el importe total sin impuestos ni descuentos.
- Los tipos impositivos: cada concepto de la factura debe asociarse al tipo de impuesto que corresponda, es decir, hay que especificar el IVA y el IRPF.
- Importe total: es un dato que no puede faltar en una factura electrónica, es el resultado de calcular los tipos impositivos sobre la base imponible, ofreciendo el coste total de la factura.
Existen otros elementos de una factura electrónica que habrá que añadir según el tipo de operación, por ejemplo, el uso de la firma electrónica.
Pasos para verificar una factura electrónica
Para garantizar la autenticidad de las facturas electrónicas y la integridad de su contenido, el receptor de la factura debe disponer de un procedimiento de verificación de la firma que le será facilitado de forma obligatoria por el emisor para la validación de dicha firma.
Comprobar la firma digital
Los dispositivos de verificación de firma deben controlar que la firma electrónica que acompaña a la factura electrónica se corresponde con los datos de verificación del certificado digital del firmante, además, deben arbitrar un procedimiento que les permita conocer la validez del certificado.
Comprobar el archivo XML
Para saber si el archivo XML es válido, su contenido debe coincidir con los elementos, atributos y asociaciones de la declaración de tipo de documento DTD y si el documento cumple con las limitaciones expresadas en ella.
La validación se trata de dos maneras
- Documento XML bien formado es cuando se adhiere a las normas de archivos XML, deben seguir el orden de las etiquetas, además cada etiqueta debe tener una de cierre o ser un final.
- Documento XML válido es cuando está bien formado y tiene asociada una declaración de tipo DTD.
Comprobar la integridad de la factura electrónica
La manera de garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica mediante medios validados por la Agencia Tributaria será necesario comunicarla previamente a la Administración y obtener su validación.
Comprobar el certificado digital del emisor
Si eres la empresa que recibes la factura electrónica tienes la obligación de conservarla en soporte informático, además debes verificar la firma de la factura electrónica y la identidad del emisor, así como comprobar que el certificado utilizado para generar la firma electrónica no perdido su eficacia por revocación.
También, debes guardar la información relativa a la comprobación de la validez de la firma electrónica.
Por tanto, el destinatario de la factura electrónica tiene la obligación de verificar la validez de la firma y el certificado firmando, disponiendo de los medios informáticos necesarios para ello.
Como hacemos la validación de una factura electrónica con la administración
Todos los proveedores de las Administraciones Públicas deben enviar las facturas electrónicas en el punto general de entrada de cada una de ellas, el cual, está preparado para facilitar la recepción de dicha factura.
Los métodos más comunes son:
- A través del punto general de entrada de facturas electrónica.
- O, mediante la conexión automática entre el sistema informático del proveedor y el punto general de entrada de factura electrónica.
Esperamos que tengas un poco más claro porque es importante el proceso de validación de una factura electrónica para cumplir con la legalidad.
