La firma electrónica se encuentra encuadrada dentro del Reglamento Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014, donde se rige la identificación electrónica y los servicios de confianza en las operaciones electrónicas.
El Reglamento de la Unión Europea (eIDAS) reúne todos los requisitos para la identificación electrónica con el objetivo de reforzar el Mercado Único Europeo.
De ahí que las empresas usen la firma electrónica avanzada para fomentar la sostenibilidad y aumentar la productividad de las plantillas.
Veamos a continuación qué requisitos y características tiene la firma electrónica avanzada, ya que, te permite firmar documentos electrónicos de forma legal y sencilla.
¿Qué es la firma electrónica avanzada?
Una firma electrónica avanzada es un tipo de firma digital que ofrece un alto nivel de seguridad y fiabilidad, debido al uso de criptografía y tecnologías informáticas que permiten verificar la identidad del firmante y garantizar la integridad del documento firmado.
La firma electrónica avanzada es un método de acreditación de identidad y aceptación del contenido de un documento.
El proceso de digitalización en las empresas y Administraciones Públicas, evitando la presencia física en una oficina, conlleva a una mejora en las relaciones contractuales, gracias a la firma electrónica.
¿Cuál es la diferencia entre la firma electrónica simple y avanzada?
La firma electrónica simple permite identificar al autor de un documento, y su definición literal dice “es toda aquella firma que no es avanzada”.
Diversas firmas digitales se encuadran en esta categoría, como son la integración del nombre de una persona al término de un correo electrónico, una huella digital, la imagen de una firma manuscrita, el autor del documento, etc.
A diferencia de la firma electrónica simple, la firma electrónica avanzada certifica un documento firmado digitalmente, usando un prestador acreditado, es decir, otorga un valor legal al documento electrónico como si fuera en papel.
La firma electrónica simple no puede usarse cuando la ley exija el uso de la avanzada, como, por ejemplo, cuando tienes que autentificar tu identidad en un Organismo Público, en los mandatos judiciales enviados electrónicamente, las solicitudes de creación, variación o disolución del Registro de Empresas, etc., solamente puedes hacer estas gestiones online con firma electrónica avanzada.
¿Quién emite la firma electrónica avanzada?
Los emisores de la firma electrónica avanzada en España son proveedores de servicios de certificación, como por ejemplo la Fabrica de Moneda y Timbre.
Para su solicitud el usuario debe acudir físicamente a una oficina de Autoridad de Registro para que corrobore su identidad, anteriormente hay que solicitar en FNMT el código de solicitud correspondiente a tu DNI y primer apellido, sólo en caso de certificados para personas físicas, para el caso de personas jurídicas hay que desplazarse a la Agencia Tributaria o Seguridad Social con la documentación acreditativa según el tipo de certificado.
Una vez validada la identidad de la persona, se genera automáticamente el certificado electrónico, lo siguiente será descargarlo en el dispositivo para que se instale en el navegador de internet o en la aplicación Autofirma, a partir de ahí, ya puedes firmar electrónicamente cualquier documento.
¿Qué condiciones debe de cumplir una firma electrónica para poder considerarla avanzada?
Para que una firma electrónica se considere avanzada tiene que cumplir los requisitos recogidos en el artículo 26 del Reglamento 910/2014, de manera que haya una correcta identificación digital y se cumpla con los servicios de confianza en las transacciones electrónicas de la Unión Europea.
Los requisitos de una firma electrónica avanzada son:
- Identificación del firmante.
- Integridad del documento firmado.
- No poder anular la firma en un momento posterior.
- Validar la autenticidad del documento.
- Uso exclusivo de control de la persona que firma.
¿Cómo saber si tengo firma electrónica avanzada?
El uso de la firma electrónica avanzada requiere dispositivos y certificados específicos, de ahí, que sea la opción menos aconsejable para empresas y personas que deban solicitar firmas a distancia de forma frecuente.
Por ello, se limita a los trámites con las Administraciones Públicas, como la Agencia Tributaria y la Seguridad Social.
La firma electrónica avanzada instaura el equilibrio perfecto entre seguridad y facilidad de utilización.
Además, se recomienda para operaciones financieras de alta importancia o intereses jurídicos como contratos y documentos oficiales.
¿Para qué sirve la firma electrónica avanzada?
La firma electrónica avanzada sirve para validar la autenticidad y la integridad de los documentos electrónicos, de manera que se garantice un documento firmado online igual que uno en papel.
El uso de la firma electrónica avanzada se extiende a diferentes sectores, como son el jurídico, el financiero, recursos humanos, transporte, etc., consiguiendo validar documentos online de forma segura y eficiente.
¿Qué documentos se pueden firmar con firma electrónica avanzada?
Entre los documentos que se pueden firmar con firma electrónica avanzada están:
1.- Contratos, autorizaciones y formularios de clientes, como son contratos de compraventa de productos o servicios, autorizaciones para la prestación de servicios o formularios para confirmar la prestación de un servicio técnico.
2.- Contratos laborales y acuerdos de confidencialidad o de no divulgación para futuros empleados, sin tener que personarse en la oficina antes de su incorporación.
3.- Contratos comerciales y acuerdos con proveedores, ofreciendo eficiencias operacionales y facilitando la tramitación de acuerdos.
4.- Peticiones públicas de todo tipo, ofreciendo rapidez y facilidad en el proceso de firma.
Ejemplo de firma electrónica avanzada
Como hemos comentado anteriormente, la firma electrónica avanzada aumenta el nivel de seguridad, proporcionando un alto nivel de confianza a prueba de manipulaciones.
Algunos ejemplos de firmas electrónicas avanzadas son las firmas biométricas o las firmas mediante identificación de SMS.
También está la firma electrónica cualificada, la cual, vincula la identidad del firmante mediante un certificado personal y cualificado emitido por un Prestador de Servicios de Confianza Cualificado, asegurando su validez en cualquier Estado miembro de la Unión Europea.
Si la comparamos con la firma electrónica avanzada o simple, la carga de prueba recaerá en la parte que inició la firma, algunos ejemplos son el DNI electrónico, Certificados de Carmerfirma, eID, etc.
