Para firmar facturas electrónicas, la Agencia Tributaria acepta el uso de cualquier certificado electrónico reconocido, como son los certificados de persona jurídica de ámbito tributario, siempre que no esté caducado, los certificados de representación y los de persona física que emite la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT-RCM).
La Administración Pública también admite los certificados regulados por la Ley 40/2015, aunque para ello, es necesario acudir previamente a la formalización de un acuerdo entre su Organismo y la FNMT-RCM.
Importancia y obligatoriedad de los certificados electrónicos en la emisión de facturas electrónicas
La importancia de tener un certificado digital permite verificar los datos del titular y confirmar su identidad.
Conseguir identificarse por internet e intercambiar información con otras personas, elaborar un documento digital con los datos identificativos autentificados por un Organismo Oficial y la garantía de que sólo el usuario podrá acceder a esa información, son las principales ventajas del uso del certificado electrónico para firmar las facturas electrónicas.
También, para muchas empresas ya es obligatorio consultar o realizar trámites con la Administración Pública vía telemática, usando un sistema de identificación electrónico.
Además, la facturación electrónica en España será obligatoria desde septiembre del 2023 para empresas que facturen más de 8 millones de euros, para las que facturen menos el plazo a contar será de tres años a partir de la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece.
Certificados electrónicos válidos para la emisión de facturas electrónicas
Los tipos de certificados electrónicos válidos que pueden usar una empresa para poder emitir facturas electrónicas son:
Certificados de persona jurídica
El certificado electrónico para emitir facturas de persona jurídica es un archivo electrónico que va vinculado a una determinada persona, el cual, sirve para identificarla como representante de una empresa con forma jurídica, mediante una clave pública segura.
Por tanto, su denominación equivale al certificado de representante o de representación.
Certificados de representación
Veamos los diferentes tipos de certificados de representación de personas jurídicas:
- Certificado de representación de administrador único o solidario, el cual, pueden obtener las sociedades anónimas y limitadas, siempre que el representante de la sociedad sea el administrador único o solidario y esté inscrito en el Registro Mercantil.
- Certificado de representación de persona jurídica, el cual, se expide a las personas físicas que son representantes y no se trate de administradores únicos o solidario, como por ejemplo las sociedades anónimas y limitadas, si el representante es mancomunado, apoderado, presidente, consejero, liquidador, etc., y tiene poderes específicos de representación, sociedades colectivas, sociedades comanditarias, sociedades cooperativas, asociaciones, etc.
- Certificado de representación de entidad sin personalidad jurídica, el cual, se emite a las personas físicas que son representantes de entidades como son las comunidades de bienes (CB), herencias yacentes y titularidad compartida de explotaciones agrarias, comunidades de propietarios (CP), unión temporal de empresas (UTE), etc.
Certificados de persona física emitidos por la FNMT-RCM
El certificado electrónico para emitir facturas de las personas físicas por la FNMT-RCM vincula a unos suscriptos con unos datos de verificación de firma y confirmación de identidad.
También es conocido como certificado de ciudadano o de usuario, y es un documento digital que contiene los datos identificativos, el cual, permite identificarse en internet e intercambiar información con otras personas u Organismos con la garantía de un acceso único y personal.
Este certificado puede obtenerlo cualquier ciudadano español o extranjero que sea mayor de edad o menor emancipado con posesión de su DNI o NIE, además su solicitud es gratuita.
Para conseguir hay dos formas distintas, bien con la acreditación presencial en una Oficina de Registro o usando el DNIe.
Con él puedes realizar trámites de forma segura con la Administración Pública y Entidades Privadas a través de internet, como, por ejemplo, la presentación de impuestos, consultar datos de inscripción en el padrón municipal, firma electrónica de formularios oficiales, etc.
Certificados regulados por la Ley 40/2015 para la Administración Pública, como el sello electrónico y el certificado de empleado público
La Administración Pública usa también los certificados regulados por la Ley 40/2015 como son el sello electrónico y el de empleado público.
Como hemos comentado anteriormente, para acceder a los Servicios de Certificación para la Administración Pública es necesario formaliza previamente un acuerdo entre ambos.
La ley 40/2015 regula el Régimen Jurídicos del Sector Público, donde se incluye los sistemas de identificación de las Administraciones, los sistemas de firma electrónica del personal al servicio de la Administración Pública y el sello electrónico para la actuación administrativa automatizada.
Si estás interesado en que tu Administración cuente con un acuerdo con FNMT-RCM debes dirigirte a ellos, para firmar el acuerdo correspondiente.
Ventajas de la emisión de facturas electrónicas con certificados electrónicos válidos
Entre las ventajas de emitir facturas electrónicas con certificados electrónicos válidos podemos destacar las siguientes:
- Reducción de costos y tiempo.
- Mayor seguridad y garantía de autenticidad e integridad de las facturas electrónicas.
- Mayor eficiencia y rapidez en el proceso de facturación.
Contar con certificados electrónicos para emitir facturas será imprescindible cuando llega la factura electrónica obligatoria en España.
