El certificado digital para empresas es un documento electrónico que sirve para representar a una persona jurídica ante un Organismo Público, es más, su uso es obligatorio para realizar múltiples gestiones y cumplir con las obligaciones legales.
Hay que tener en cuenta que actualmente la mayoría de las gestiones administrativas se realizan de forma telemática, de ahí la importancia de tener un certificado digital para empresa.
El origen de esta situación surge principalmente por el cierre de todas las Administraciones Públicas, durante el Estado de Alarma declarado en España debido al COVID-19.
Además, el hecho de realizar un trámite de forma electrónica reduce los errores, pero hay que contemplar que es un inconveniente para muchos contribuyentes, sobre todo las personas de avanzada edad, ya que, tienen dificultades para usar los entornos informáticos y de digitalización.
¿Qué es el certificado digital de empresa?
Un certificado digital es una identificación oficial, técnica y legal, que verifica la identidad de una persona física o jurídica en internet.
Por tanto, el certificado digital de empresas es un tipo de identificación que usan tanto las empresas como las Administraciones Públicas para verificar su identidad a la hora de realizar trámites por internet, como, por ejemplo, solicitar subvenciones, presentar impuestos, etc.
¿Quién está obligado a tener certificado digital de persona jurídica?
La normativa del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas dice que están obligadas a relacionarse de forma electrónica las siguientes entidades:
- Personas jurídicas.
- Quienes ejerzan una actividad profesional colegiada.
- Quienes actúan en representación de algún contribuyente.
- Los empleados de las Administraciones Públicas que realicen trámites en su condición de funcionario.
Además, a partir de la entrada en vigor de la Ley 39/2015 de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, las empresas y entidades sin personalidad jurídica, también tienen obligación de obtener el certificado digital para realizar los trámites con las administraciones, como son las comunidades de bienes, comunidades de propietarios, etc.
¿Cómo solicitar el certificado digital de empresa?
Para solicitar el certificado digital de empresas hay que seguir los siguientes pasos:
1.- Entra en el enlace FNMT solicitar certificado. Solo tienes que cumplimentar la solicitud del certificado que vas a solicitar, de manera que consigas un código mediante un correo electrónico indicado.
2.- A partir de ahí, marca con el ratón el tipo certificado digital para empresa que vas a solicitar, ya que hay tres tipos: el certificado de representante de administrador, el de persona jurídica y para entidades sin personalidad jurídica.
3.- El último paso será personarse en una oficina de la Agencia Tributaria o Registro Mercantil con las escrituras de apoderamiento para verificarlo.
Desde ese momento, ya puedes descargar el certificado digital para empresas en tu dispositivo electrónico desde donde lo solicitaste.
¿Cuánto cuesta un certificado digital de una empresa?
El coste de tramitar el certificado digital de empresa dependerá del tipo que elijamos, es decir:
- Certificado de representante Administrador único o solidario: 29, 04 euros (con IVA incluido).
- Persona Jurídica: 16,94 euros (con IVA incluido).
- Entidad sin personalidad jurídica: 0 euros.
¿Cuánto tiempo se tarda en obtener el certificado digital?
El tiempo estimado para descargar el certificado digital desde su verificación en una Administración Pública es aproximadamente una hora.
Esa acreditación hay que realizarla en una Oficina de Acreditación de Identidad mediante las escrituras de apoderamiento y el código de solicitud.
¿Qué tiempo dura el certificado digital?
Los tres certificados digitales para empresas que emite la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre tiene un periodo de validez de dos años.
Este periodo de vigencia va incluido en el certificado digital.
¿Qué diferencia entre firma digital y certificado digital?
La principal diferencia entre firma digital y certificado digital es que el certificado nos permite firmar documentos electrónicamente de forma más segura que la firma digital, ya que, esta no necesita la aprobación de una Autoridad de Certificación.
Además, el certificado digital identifica al titular, mientras que la firma digital identifica al firmante de un documento concreto.
¿Qué cosas se pueden hacer con el certificado digital?
Una empresa con el certificado digital puede realizar los siguientes tramites generales:
- Presentación de facturas electrónicas.
- Firmar contratos mercantiles y actas.
- Consultar expedientes y notificaciones de las Administraciones Públicas que son documentos habituales en el entorno empresarial.
- Modificar o variar datos bancarios o de otro tipo.
- Liquidación de impuestos ante la Agencia Tributaria, como son la declaración de IVA, Impuesto Sociedades, etc.
¿Cómo se instala un certificado digital?
Te mostramos como instalar un certificado digital para empresas en un dispositivo electrónico, siempre que hayas usado el mismo para solicitar el código correspondiente.
Una vez hayas descargado el certificado digital para empresas en la web FNMT, según el tipo de certificado de representante que hayas solicitado, haz clic en descarga.
Por ejemplo, si has solicitado el certificado de persona jurídica tendrás que introducir el NIF de la entidad representada y el código de solicitud, además de aceptar las condiciones de uso del certificado, posteriormente se abrirá la pasarela de pago para que introduzcas los datos de una tarjeta bancaria para liquidar las tasas correspondientes.
Para el certificado de administrador único o solidario tendrás que incluir el NIF del representante, su primer apellido y el código de solicitud, además de aceptar las condiciones de uso del certificado, posteriormente se efectuará el pago como el certificado anterior.
Y, en el caso de las entidades sin personalidad jurídica, debes incluir el NIF de la entidad representada y el código de solicitud, igualmente tendrás que aceptar las condiciones de uso, en este caso no habrá coste por su descarga.
En conclusión, podemos afirmar que el certificado digital para empresas genera múltiples beneficios, como son el ahorro de papel y espacio de almacenamiento, simplicidad en trámites administrativos, sistemas de protección más eficaces y fiables ante la falsificación, libertad horaria para presentar cualquier solicitud, agilizar la comunicación con las Administraciones Públicas, etc.
