Si eres un emprendedor que estás comenzando un negocio, es fundamental qué conozcas el término factura, sobre todo como se hace una factura y cuándo se emite.
Debido a la importancia que tiene realizar una factura de forma correcta, en el siguiente post, vamos a mostraros toda la información necesaria para saber cómo hacer facturas sin cometer errores.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento contable que acredita la venta de un producto o la prestación de un servicio entre ambas partes, es decir, es el documento acreditativo de la realización de una operación comercial de forma legal, además, es una prueba física de la validez de la operación y, en muchas ocasiones, es un comprobante del pago de la misma.
Todos los autónomos y empresas tienen que cumplir unas determinadas obligaciones legales con respecto a la administración de un negocio, entre ellas, hacer una factura por cada operación comercial que lleven a cabo, además, deben guardar una copia y conservarla en el tiempo.
Una vez hayan emitido la factura deben anotarla en el Libro registro de facturas emitidas, las cuales, deben ir enumeradas y ordenadas.
Lo mismo ocurre con las facturas recibidas, ya que, también hay que anotarlas en el Libro de facturas de compras y gastos.
Partes que tiene que tener una factura para ser legal
Te contamos como emitir una factura de forma legal, sin olvidar ningún dato obligatorio:
- Número de factura, el cual, debe ser correlativo, como en el siguiente ejemplo, 2023/1, 2023/2, 2023/3, etc.
- Fecha de emisión de la factura.
- Fecha de vencimiento para el pago, si lo hubiese.
- Datos fiscales del emisor de la factura: NIF, denominación social, domicilio fiscal, teléfono y correo electrónico.
- Datos fiscales del cliente que recibe la factura: NIF, denominación social, domicilio fiscal, teléfono y correo electrónico.
- El concepto que consiste en una descripción detallada de la operación comercial que se ha llevado a cabo
- El tipo impositivo aplicado y su desglose.
- Información del Registro Mercantil si es una empresa.
Aquí te dejamos información sobre los diferentes tipos de facturas que hay en España.
¿Cómo hacer una factura paso a paso?
Si quieres aprender a hacer una factura de manera tradicional, es decir, con papel y boli, no te lo recomendamos, porque puedes cometer errores.
Con la automatización de los negocios se ha generalizado el uso de facturas en formato Excel o Word, que, posteriormente, se remiten al cliente en formato PDF vía email.
Puedes usar plantillas que puedes descargar gratuitamente en los diferentes formatos en la web, te servirán para personalizar las de tu negocio.
Esta opción te puede ayudar cuando estás iniciando un negocio y emites muy pocas facturas.
Por eso, la mejor solución para emitir facturas es usar un programa de facturación, especialmente adaptada a autónomos y pymes, que ofrezca una aplicación profesional de facturación, e incluso puedas complementar con contabilidad.
Decidas usar una plataforma como una plantilla de internet, debes recordar que las facturas deben contener todos los datos obligatorios que hemos comentado en el apartado anterior, para hacer una factura de forma legal.
Sigue leyendo y a continuación encontrarás un ejemplo de factura legal.
¿Cuándo se debe emitir una factura?
El plazo para emitir una factura depende del tipo de cliente que sea, es decir, una empresa o un particular.
Como norma general, para realizar una factura a un particular, la emisión se hace en el momento de llevar a cabo la operación, ahora bien, cuando es una empresa o autónomos, la factura debe emitirse antes del día 16 del siguiente mes en que se inicia el transporte de los bienes, por ejemplo, si la operación se llevó a cabo en el mes de enero, tiene como límite para emitir la factura el 16 de febrero.
¿Programas para hacer facturas de forma sencilla?
A la hora de escoger una herramienta de facturación, no solo hay que fijarse en el precio, sino que debe cubrir las necesidades que tiene el negocio.
Por tanto, habrá que valorar qué software ofrece una demo para probarlo y ver que se adapta a la empresa, para, posteriormente, acceder a él.
Debes considerar que cumpla una serie de requisitos para que hacer una factura resulte muy sencillo, es decir, ser adaptable, intuitivo, fácilmente integrable en otras aplicaciones, completo, flexible, escalable y modificable.
Ejemplo de factura legal
Veamos a continuación un ejemplo de factura legal.
Cambios que introduce la factura electrónica obligatoria a la hora de hacer facturas
Uno de los cambios más significativos de la nueva Ley Crea y Crece es que la factura electrónica será obligatoria entre empresas y autónomos, con el fin de luchar contra la morosidad comercial y favorecer la transformación del tejido empresarial, habilitando medios electrónicos para facilitar la trazabilidad de las facturas y el acceso a la información sobre los plazos de pago entre empresas.
La factura electrónica afecta a todas las empresas y autónomos, las cuales, deberán emitir facturas electrónicas en sus operaciones comerciales con otras empresas o autónomos.
Los plazos para adaptarse de forma obligatoria a realizar una factura electrónica son:
- Empresas que facturen más de 8 millones de euros al año, entra en vigor el 30 de septiembre de 2023.
- El resto de empresas y autónomos, que facturen menos de 8 millones al año, tienen de plazo hasta el 30 de septiembre de 2025.
Si tienes cualquier consulta sobre cómo hacer una factura, estaremos encantados de ayudarte a través de los comentarios.
