La numeración correlativa en las facturas nos ayuda a llevar las cuentas de una empresa al día, en el siguiente post te contamos cómo hacerlo de forma sencilla y fácil.
Sólo debes tener en cuenta que las facturas de cada serie siempre deben ir correlativas y ordenadas cronológicamente, además es recomendable tener distintas series de facturación para conseguir un mayor control de la empresa.
Por tanto, veamos cómo numerar las facturas al comenzar una actividad
¿Qué es la numeración de las facturas?
El número de factura es un número de registro que se asigna a cada una de las facturas que emite una empresa.
La generación del número de factura puede hacerse de forma automática si utilizas un programa de facturación electrónica o puedes crearlo de forma manual cuando emitas la factura.
¿Para qué sirve el número de factura?
El número de factura, según la normativa de numeración de facturas emitidas, es uno de los componentes obligatorios de las facturas.
En el artículo 6 de la Ley indica que todas las facturas y sus copias, por la prestación de un servicio o la compraventa de un bien, deben incluir un número y una serie.
¿Cómo numerar facturas de forma correcta?
No existe una normativa que especifique el sistema para numerar las facturas de un negocio, ahora bien, es aconsejable que se use un sistema claro y coherente, por ejemplo:
- Usar siglas de la empresa que sirvan para identificarla, por ejemplo, si una empresa se llama Empresa Tecnológica Marketing, puedes numerar la factura con las iniciales ETM seguido el número de factura, ETM-1.
- Asigna un código a cada cliente, por ejemplo, el cliente 420 sería la factura 420-0001.
- Utilizar la fecha de emisión de la factura, por ejemplo, el 1 de enero de 2023 tendría un número de factura 150123-0001.
Elige el sistema que más se adapte a tu negocio y recuerda mantener el orden de numeración de las facturas para evitar errores y confusiones.
¿Qué es la numeración correlativa de las facturas?
El número de cada factura debe ser único en el ejercicio fiscal, correlativo y coherente con la fecha de emisión de dicha factura.
Es decir, si emites una factura el 1 de enero de 2023 con el número 0001 y el día 2 de enero de 2023 tienes que expedir la siguiente debe contener el número 0002.
¿Qué son las series de facturación y para qué se usan?
La facturación es un método de contabilidad para los autónomos y pymes que viene impuesta por el sistema tributario, ya que, las series de facturación de cada negocio serán únicas e inamovibles.
Ahora bien, en algunos supuestos encontramos que sí es posible crear una nueva serie de facturación cuando realizamos otros tipos de facturas, como son las rectificativas o facturas emitidas por el destinatario de la operación o un tercero.
Preguntas frecuentes sobre como numerar facturas
¿Qué pasa si hay dos facturas con el mismo número?
En el caso de que tengas dos facturas con el mismo número y pertenezcan al mismo trimestre fiscal, siempre que no desvirtúen el pago de IVA a Hacienda, podrás hacer un arreglo manual, bien sea colocando una letra o símbolo para diferenciarlas.
Ten en cuenta que este error tendrías que acreditarlo ante Hacienda por si acaso.
¿Qué hacer cuando te saltas un número de factura?
Para solventar el salto numérico de una factura de información enviada a Hacienda, habrá que realizar una factura rectificativa.
En el caso de no haber cerrado el trimestre, podrías enmendar el error de numeración correlativa reenviando al cliente la factura actualizada.
¿Qué pasa si las facturas no son correlativas?
El hecho de no cumplir la normativa de numeración de facturas emitidas sería sancionado por la Agencia Tributaria como una falta leve, es decir, conllevaría una sanción económica de unos 150 euros por cada factura que no se haya emitido correlativamente.
¿Qué es el número de serie en una factura?
El número de serie de una factura es la parte de esa numeración que se utiliza para diferencia distintas líneas de negocios, principalmente lo usan las empresas que tienen diferentes IAE, ya que, suelen crear una serie para cada uno de ellos.
¿Qué pasa si me equivoco en una factura?
Si te equivocas al emitir una factura, debes tener en cuenta que, aunque puedas borrarla en el software de facturación, es conveniente que cumplas la normativa fiscal, la cual, no permite ese procedimiento.
Ahora bien, si has emitido una factura y algún dato está equivocado, lo conveniente y lo legalmente autorizado, sería emitir una factura rectificativa o una nota de crédito.
¿Cuáles son los errores más comunes en la emisión de facturas?
Los errores más frecuentes que cometen las empresas a la hora de emitir facturas son, entre otros:
- Enviar la factura al departamento equivocado.
- No desglosar correctamente el concepto.
- No usar fechas de vencimiento.
- No incluir el logo en la factura.
- No guardar o no hacer copia.
¿Cómo evitar errores en la facturación?
Si quieres evitar cometer errores de facturación, debes usar un software específico, ya que, te garantiza la automatización de emitir facturas, generarlas desde cualquier punto, eliminar el uso del papel, guardar los datos de cada cliente de forma centralizada y segura, facilitar la gestión con el cliente y la personalización de las facturas.
La numeración de las facturas es uno de los aspectos más importantes a la hora de hacer facturas y debemos prestar especial antención.
