Cualquier negocio tiene la obligación de llevar una facturación de sus operaciones comerciales, es decir, un control y registro de todas las compras, gastos e ingresos mediante la emisión de facturas, porque si no se hiciera no habría posibilidad de mantener y sostener una empresa.
Al igual que los tiempos cambian, las facturas también, tanto las empresas como autónomos, tendrán que implantar la factura digitalizada en sus negocios.
Con la aprobación de la Ley Crea y Crece da el pistoletazo de salida a un nuevo sistema de facturación, además, quien lo incumpla se enfrentará a duras sanciones.
¿Qué es digitalizar una factura?
La acción de digitalizar facturas consiste en trasladar a formato electrónico las facturas que tienes en papel, o bien, emitirlas directamente en formato digital con una herramienta de facturación especializada.
Entonces, por un lado, está el traslado de papel a formato digital, para lo cual, necesitamos escanear las facturas que han sido emitidas en papel, además se necesita una tecnología OCR que tiene actualmente cualquier dispositivo electrónico.
Y, por otro, tener un programa de facturación permita clasificar y automatizar las tareas contables diarias, lo cual te conlleva a un ahorro de tiempo y dinero.
¿Cómo se digitaliza una factura?
Actualmente, cualquier autónomo o empresa usan programas que les permite escanear facturas y digitalizarlas de manera gratuita.
De esta manera, se evita tener que guardar las facturas en papel y ahorra tiempo en la contabilidad del negocio.
El sistema de Reconocimiento Óptimo de Caracteres (OCR) es una tecnología que nos permite visualizar el documento de forma digital, ofreciendo a un negocio múltiples ventajas.
El principal beneficio de digitalización de las facturas es poder registrarlas contablemente, ya que, es algo necesario para la presentación de las futuras liquidaciones o impuestos.
Además, se consigue un absoluto control sobre los documentos, reduciendo el espacio de almacenamiento, agilizando los procedimientos administrativos, consiguiendo una mayor seguridad sobre la documentación empresarial y mejorando el control sobre los gastos innecesarios.
¿Qué es una factura digitalizada?
La factura digitalizada o factura electrónica es equivalente a una factura en papel, es decir, es un justificante de una operación comercial de bienes o servicios, con la diferencia que se emite con un medio electrónico.
¿Dónde se regula la digitalización certificada de facturas?
La Agencia Tributaria define a la factura digitalizada como una factura que, se ajusta a los requisitos reglamentarios establecidos en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Facturación, ha sido emitida y recibida en formato electrónico.
Para cumplir el Real Decreto y que la factura digitalizada tenga igual validez legal que una factura en papel, debe enviarse con un PC u otro dispositivo móvil, con el consentimiento de ambas partes.
Además, debe cumplir todos los campos obligatorios, al igual que una factura en formato papel.
Cómo es el proceso de digitalizar facturas mediante un OCR
El proceso de digitalizar facturas conocido como OCR lo que hace es convertir una imagen de texto en un formato de texto que puedes visualizar en un ordenador.
Por ejemplo, cuando se escanea un recibo, el ordenador guarda dicho escaneo como un archivo de imagen, el cual, no se puede editar, buscar o contar palabras del archivo de imagen, mientras que el uso del sistema OCR convierte la imagen en un documento de texto.
Beneficios de la digitalización de las facturas
La digitalización de las facturas homologada es algo esencial en la gestión documental de un negocio.
El hecho de eliminar el papel en las empresas genera numerosas ventajas a favor de la documentación, ya que, solo se almacenará la más significativa.
Veamos a modo de resumen los beneficios de digitalizar facturas:
- Ahorrar tiempo, desaparece el archivo y búsqueda de documentos de forma manual.
- Automatización en los procesos contables, garantizando una gestión rápida y eficaz, además de resultar una mayor productividad de los empleados.
- Digitalizar facturas y guardarlas en la nube aporta una gran garantía de seguridad frente a los riesgos de pérdidas de documentos.
- Ahorro en espacio de almacenamiento físico, además de contribuir a la preservación del medioambiente.
- Los documentos digitalizados no se estropean con el paso del tiempo, manteniéndose intactos.
- Hace posible la gestión documental desde cualquier lugar y dispositivo, además de la gestión de facturación a clientes y proveedores.
¿Cuándo será obligatoria la digitalización de las facturas?
La entrada en vigor de la digitalización de las facturas será en 2023, pero solo para los autónomos o empresas que tengan una facturación anual superior a ocho millones de euros.
Para el resto de autónomos y empresas que facturen menos de ocho millones de euros, tendrán de plazo hasta el año 2025, a partir del cual, será obligatorio la emisión de las facturas en formato electrónico.
Como hemos indicado anteriormente, la factura electrónica implica el consentimiento por parte del cliente, por tanto, si compras a empresas con una facturación superior a los ocho millones de euros anuales, tendrás que dar tu consentimiento de forma expresa o tácita para que puedan facturarte sin incumplir la Legalidad vigente, es decir, La Ley Crea y Crece.
Es más, dicho consentimiento solo hace referencia a una factura concreta, por lo que debes otorgar dicho consentimiento de forma individual, es decir, cada vez que una de estas empresas te haga una factura legal.
Si tienes cualquier duda o pregunta sobre digitalizar facturas, estaremos encantados de ayudarte a través de los comentarios.
