La tendencia a la transformación digital de las empresas ha permitido que disminuya la cantidad de papel usado en su actividad laboral diaria.
El uso de internet y el de herramientas digitales, como el documento electrónico, ha generado un cambio en el comportamiento del consumidor y de las empresas en la actualidad.
El aprovechamiento de las nuevas tecnologías en las empresas, hace que todas se adapten al mercado actual.
En este artículo hablaremos de todo lo que necesitas saber sobre los documentos electrónicos.
¿Qué se entiende por documento electrónico?
Un documento electrónico es conocido como e-documento, y hace referencia a todo el contenido originalmente creado desde una herramienta electrónica y que contiene información para facilitar transacciones o compartir información entre ambas partes.
Estos documentos electrónicos reemplazan a las partes físicas y tienen el mismo propósito, la única diferencia es el formato digital, el cual, facilita organizar, compartir y colaborar.
Existen algunos sistemas que además de las anteriores funciones pueden incluso controlar la versión, rastrearla y firmarlos digitalmente.
¿Qué es un documento electrónico y cuáles son sus características?
Las características principales que posee un documento electrónico son:
- La principal característica es la fácil accesibilidad, ya que, podemos acceder al documento electrónico de diversas formas, es decir, desde un dispositivo móvil o de manera remota.
- La función de búsqueda en una plataforma digital debe ser fácil y útil, de esta manera, tenemos la posibilidad de buscar lo que necesitamos. También la recuperación de los documentos electrónicos debe tener una visualización rápida lo que se consigue con una interfaz totalmente intuitiva y dinámica.
- La integración abierta con otras herramientas comerciales es fundamental, como son el correo electrónico y las firmas electrónicas, de manera que se optimice el trabajo y que la información esté disponible en todos los sistemas que use cualquier departamento de un negocio. Por tanto, cuando se elige el sistema debemos asegurarnos que se integre y automatice todas las tareas repetitivas con el resto de herramientas que usan los usuarios potenciales en su negocio.
¿Cuáles son los tipos de documentos electrónicos?
Veamos los tipos de e-documentos que existen actualmente:
El primero de ellos son los registros de personal, los cuales, son archivos que administra el departamento de recursos humanos, ya que, pertenecen a los empleados.
Estos registros incluyen datos sobre el empleado, como son la descripción del trabajo o datos salariales.
La forma de mantener los datos de personal en tu organización mediante tecnología es a través de documentos digitales, garantizando su privacidad y restringiendo el acceso sólo a personal autorizado.
El siguiente tipo de documento electrónico son los documentos legales, los cuales, deben ser diferenciados de forma automática, consiguiendo un mejor cumplimiento de la normativa y de los beneficios que generan.
Entre los beneficios de este tipo de documento electrónico está la mayor eficiencia (permite realizar búsqueda en base de datos), la reducción de costes (reducción del uso de papel e infraestructura física) y una experiencia más fluida para el cliente.
Y, en tercer lugar, están los contratos electrónicos o digitales que son gestionados y elaborados en formato digital, evitando desplazarse a un lugar físico y simplificando la administración de los mismos.
Un contrato electrónico es un acuerdo entre dos personas físicas o jurídicas, con el fin de generar una obligación mutua vinculante, además, debe contener los siguientes elementos esenciales para ser exigible:
- Oferta específica de ambas partes para realizar algún tipo de servicio o comprar un bien.
- Aceptación del acuerdo con los términos de la oferta.
- Compromiso de llevar a cabo la acción aceptada a cambio del pago acordado.
- Que ambas partes tengan capacidad en los términos que se acuerdan.
- La materia del contrato sea legal.
Por último, tenemos la factura electrónica obligatoria, un tipo de documento que se utiliza en los intercambios comerciales en gran cantidad de sitios en el mundo.
Ventajas de los documentos electrónicos
Las ventajas de contar con documentos electrónicos en el tráfico del trabajo diario son:
- Mayor organización para conseguir un negocio más rentable.
El uso del e-documento en acciones de revisión, aprobación, contratación, etc., garantiza que el equipo de trabajo acceda a ellos en tiempo real, además les permite generar informes actualizados para mejorar la toma de decisiones.
- Eliminar los errores humanos.
Tabular los datos de manera manual conlleva serios errores humanos que pueden costar mucho dinero, de ahí que la automatización nos ayude a eliminarlos impulsando el proceso comercial.
- Fácil acceso a los datos.
Recuperar los documentos manualmente es un proceso muy lento, además tienes que usar otro lugar físico para su organización y conservación. Por ello, el uso del documento electrónico permite la búsqueda de informes u otra documentación dentro del sistema con tan sólo escribir varias palabras claves o una frase vinculada.
Ejemplos de documentos electrónicos
Algunos ejemplos de documento electrónico o e-documento son las imágenes de documentos impresos llevados al formato digital, como son los diferentes tipos de facturas, albaranes, etc.
También, los archivos generados electrónicamente con diversos contenidos, como son los documentos de texto, tablas, gráficos, informes, ficheros de audios y vídeos.
