La factura proforma o el presupuesto sirven para impulsar nuevos encargos, proyectando la información sobre cómo pueden realizarse, para posteriormente, cerrar el acuerdo comercial entre el autónomo y el cliente.
Es un recurso que se utiliza normalmente en el comercio internacional, facilitando la vida a los empresarios, ya que, no tiene implicaciones legales, como una factura ordinaria.
En este artículo vamos a explicar qué es una proforma, cuándo se debe utilizar, cuál es su validez, qué tenemos que incluir en ella y cómo hacer una factura proforma.
¿Qué es una factura proforma?
La factura proforma se define como un documento donde se va a especificar una operación de compraventa, la cual, se emite antes de finalizar la venta, y en ella se detallan todas las condiciones establecidas.
Podemos decir que la factura proforma es un borrador de lo que será la factura ordinaria, la cual, será la que se envíe al cliente.
Diferencia entre factura y factura proforma
La factura ordinaria se diferencia de las proformas en la numeración de las facturas, ya que, a las facturas proforma no se le asigna una numeración hasta que pasan a ser facturas ordinarias, además debe aparecer la indicación de “factura proforma”.
Por tanto, una factura proforma no es una factura convencional, sino un documento donde se detalla el compromiso que existe entre el vendedor y el comprador, y, donde se proporciona el detalle de los productos o servicios que se han solicitado.
Además, la factura proforma no se registra en contabilidad ni entra a formar parte de la facturación de la empresa, ni tampoco se presenta en la Agencia Tributaria ni se puede desgravar.
Diferencia entre presupuesto y factura proforma
La factura proforma se usa cuando la relación con el cliente está más asentada, mientras que el presupuesto es el primer documento informativo que el cliente la acepta o rechaza.
Cuando un presupuesto es aceptado, se envía la factura proforma a modo de borrador de la factura ordinaria.
Por tanto, un presupuesto es un documento donde se calcula de forma anticipada el precio de la venta de un producto servicio.
Las empresas y los autónomos lo usan como herramienta para informar a un cliente potencial los detalles de un trabajo antes de su realización, además sirve como carta de presentación mostrando su valor diferencial con los competidores.
En resumen, las principales diferencias entre factura proforma y presupuesto son:
- El nivel de detalle, ya que, un presupuesto incluye los precios desglosados y los plazos de ejecución del trabajo.
- El carácter persuasivo, puesto que, el presupuesto se usa en relaciones tempranas para convencer al cliente.
- La factura proforma tiene una validez jurídica y se usa como documento acreditativo de una actividad iniciada, mientras que el presupuesto no tiene validez legal.
¿Cuándo se utiliza la factura proforma?
El uso de una factura proforma es facilitar al comprador de los detalles de la operación, con el fin de la aceptación del cliente y, seguidamente, poder hacer la factura final.
Esta factura también se usa en el comercio internacional, donde el vendedor remite la proforma al destinatario para que cuente con toda la información del producto que va a recibir.
Principalmente, cuando la relación comercial del cliente es habitual con el exportador.
¿Qué validez tiene una factura proforma?
El envío de una factura se lleva a cabo tras una negociación de venta de productos o prestación de servicios.
La validez legal de una factura proforma sólo tiene ciertas implicaciones en operaciones de exportación o importación, como, por ejemplo, una licencia de importador.
También se usa para gestiones financieras relacionadas con la operación, para que sirva de justificante.
¿Qué debe incluir una factura proforma?
La factura proforma contiene los siguientes elementos:
- Especificar “factura proforma”
- Fecha de emisión.
- Datos del vendedor: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio fiscal.
- Datos del cliente: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio fiscal.
- Descripción detallada de la operación comercial y su precio unitario.
- Importe neto, el IVA y el importe bruto de forma desglosada.
¿Cómo hacer una factura proforma?
La factura proforma es un documento legal y es vinculante a los términos y condiciones que en ella se establezcan.
Se considera una oferta de venta, veamos cómo crear una factura proforma:
- El encabezado de la factura debe incluir las palabras “factura proforma”, también puede aparecer el logotipo y su nombre comercial.
Lo siguiente es la información de contacto, la fecha de creación de la factura, la fecha en la que se solicitó y la fecha de vencimiento.
- Razón de la exportación, ya que, se usan principalmente para explicar la operación exterior, mencionando los artículos, reparaciones, etc.
- Información del modo de transporte, indicando el número total de paquetes que se van a enviar y el peso bruto.
- Debe contener un desglose detallado de los gastos, es decir, una partida presupuestaria de cada bien que proporcione, su descripción detallada, la cantidad de unidades, el precio unitario y el coste total.
Como ves, en una factura proforma se describe la operación que se espera llevar a cabo, al igual que una factura ordinaria, aunque como hemos indicado sólo debe contar con la información que hemos comentado.
En conclusión, decimos que una factura proforma, a simple vista, es un tipo de factura similar a una factura ordinaria, pero sin la misma validez fiscal ni contable, por lo que es conveniente conocer sus diferencias y no confundirlas.
Su objetivo es informar al cliente sobre los detalles de la operación comercial, pero sin sustituir, en ningún caso, a la factura ordinaria.
Esperamos que tengas un poco más claro lo que es una proforma y cuando debes usarla. Si tienes dudas, utiliza los comentarios.
