Actualmente, hay muchas empresas que necesitan emitir facturas de forma recurrente, lo que supone un gran esfuerzo de facturación a la hora de su elaboración, de ahí, que la factura recapitulativa sea una figura idónea para estas empresas, ya que, ayudan a simplificar el trabajo de facturación agrupando diversos documentos en uno sólo.
Veamos que es una factura recapitulativa y para qué sirve, os mostramos un ejemplo y cómo se debe hacer paso a paso.
Definición de factura recapitulativa
Una factura recapitulativa es una tipo de factura que tiene una particularidad y es que se emite por varias operaciones de entregas de bienes o prestaciones de servicio.
Por tanto, con las facturas recapitulativas emites una única factura como consecuencia de diversas operaciones realizadas en fechas distintas y en un único documento, y para un solo destinatario.
Ahora bien, dichas operaciones se han tenido que realizar durante el mismo mes natural.
¿Para qué sirve una factura recapitulativa?
Con la factura recapitulativa se contabilizan todas las operaciones incluidas de forma agrupada, es decir, si por ejemplo has realizado varias ventas de bienes a un cliente durante un mes, podrías realizar una factura recapitulativa que incluya todas las operaciones durante ese tiempo determinado.
Con esto se consigue ganar eficiencia al realizar una única factura en vez de emitir una por cada una de las operaciones de venta.
Al tratarse de una factura que incluye impuestos como el IVA debes declararla en la Agencia Tributaria, como si fuera una factura ordinaria.
Ahora bien, si la factura recapitulativa agrupa varias facturas ordinarias que se hayan realizado durante el mes, debes anular las ordinarias y no declararlas en la Agencia Tributaria, ya que, en este caso se declararía la factura recapitulativa, que es la que incluye las operaciones realizadas con sus importes y tipos impositivos correspondientes.
¿Cuándo se puede emitir una factura recapitulativa?
La normativa legal que rige a las facturas recapitulativas se encuentra en el artículo 13 del Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre que regula la facturación de las empresas.
En ella se contempla que estas facturas tienen que emitirse en el mismo mes natural en el que se hayan producido las operaciones.
¿Cuánto tiempo tenemos para emitir una factura recapitulativa?
Las facturas recapitulativas hay que emitirlas, como muy tarde, el último día del mes natural donde se hayan producido las operaciones.
Ahora bien, si el destinatario de la factura es una empresa o un profesional y la factura se emite por su actividad, la expedición debe producirse antes del día 16 del mes posterior al que se realizaron las operaciones.
Indicar también, que el diseño y modelo de una factura recapitulativa es igual que la factura ordinaria, ya que, debe indicar que se trata de este tipo de factura, debe tener una numeración correlativa en el tiempo, hay que indicar la fecha de expedición e incluir la información fiscal del emisor y receptor de la factura.
¿Cómo hacer una factura recapitulativa?
La factura recapitulativa debe cumplir los mismos términos legales y fiscales que cualquier otro tipo de factura, y, por tanto, debe contener ciertos datos de forma obligatoria.
Además, una factura recapitulativa debe contener con detalle las operaciones y servicios realizados que la conforman, y los precios unitarios para cada uno de ellos.
También debe contener los impuestos atribuidos a cada una de las operaciones, como son IVA, IRPF, etc.
Para que una factura recapitulativa tenga validez legal y fiscal se debe cumplir una serie de requisitos:
- Debe anular todas aquellas facturas anteriores que se hayan realizado por las operaciones o servicios realizados con el cliente.
- Dichas facturas deben ir adjuntadas al documento de factura recapitulativa.
- La conservación del documento es obligatoria durante un mínimo de cinco años.
Otras dudas que surgen sobre las facturas recapitulativas son la fecha que debe llevar y si se pueden hacer para facturas simplificadas.
La fecha de una factura recapitulativa normalmente es a final del mes natural, en la que han ocurrido las operaciones que se quieren agrupar, generalmente el último día del mes, ahora bien, si las emitimos a profesionales, puede ser hasta el 16 del mes siguiente.
¿Podemos hacer facturas recapitulativas de facturas simplificadas?
Igualmente, podemos agrupar tickets o facturas simplificadas en una factura recapitulativa, se realiza de la misma forma que para facturas ordinarias, pero hay que tener en cuenta que el importe total de la factura recapitulativa no supere los 3.000 euros.
Ejemplo de factura recapitulativa
Supongamos un fisioterapeuta que ha hecho 5 sesiones al mismo cliente durante un mes natural, y, en vez de emitir una factura por cada uno de los servicios, decide hacer una factura recapitulativa para agrupar las cinco sesiones realizadas al mismo cliente, por tanto, la factura quedaría de la siguiente manera:
FACTURA RECAPITULATIVA
Datos del Fisioterapeuta Datos del cliente
Domicilio Domicilio
NIF NIF
Teléfono Teléfono
Correo Electrónico Correo electrónico
Número de Factura
Fecha de expedición
| Referencia Factura | Descripción | Precio | IVA | Importe |
| 010 | Sesión espalda | 60 | 21% | 72,60 |
| 006 | Sesión hombros | 40 | 21% | 48,40 |
| 012 | Sesión piernas | 50 | 21% | 60,50 |
| 011 | Sesión brazos | 40 | 21% | 48,40 |
| 003 | Sesión cuello | 30 | 21% | 36,30 |
| TOTAL | 220 | 21% | 266,20 |
Esperamos que tengas claro lo que es una factura recapitulativa y sobre todo cuando debes usarla.
