El documento más importante para cualquier empresa es la factura, ya que, es el punto de referencia sobre lo que ha vendido o comprado un negocio.
Además, la contabilización de las facturas es una obligación tributaria y contable para cualquier negocio, por tanto, si tienes facturas pendientes de recibir, te mostramos como contabilizarlas, evitarás errores en el balance de situación.
¿Qué son las facturas pendientes de recibir?
Una situación que puede surgir en cualquier empresa es realizar el pago de una factura por adelantado, es decir, sin haber recibido la factura correspondiente.
Esto puede conllevar confusiones a la hora de contabilizar un pago adelantado sin tener la factura, vamos a detallar cómo hacer los asientos contables de facturas pendientes de recibir y cómo se devenga el IVA en este tipo de facturas.
¿Por qué es importante contabilizar las facturas pendientes de recibir?
La finalidad de gestionar de forma correcta las facturas pendientes de recibir ya pagadas es eliminar el riesgo de los recargos de demora, ya que, esto conlleva una mala imagen de la marca y de la relación con los proveedores o acreedores.
Además, si no se contabilizan las facturas pendientes de recibir, generas errores numéricos en el balance de situación de la empresa, ya que, no se consigue obtener una visión real de la situación financiera del negocio.
¿Cómo contabilizar las facturas pendientes de recibir?
Veamos los pasos a seguir para contabilizar las facturas pendientes de recibir ya pagadas.
Identificar las facturas pendientes de recibir
Lo primero que debes tener en cuenta es identificar las facturas pendientes de recibir que ya has pagado, posteriormente acude a la información del Plan General Contable de Pymes para determinar cómo contabilizar estas facturas.
La forma de reflejar contablemente un movimiento sin que haya un documento justificativo es dirigirnos al Grupo 4 del Plan Contable denominado Acreedores y deudores por operaciones comerciales.
Crear una cuenta contable para facturas pendientes de recibir
Crea una cuenta contable dentro del Grupo 4, 4009. Proveedores, facturas pendientes de formalización, por ejemplo, imagina sólo tienes el cargo del banco de una factura que aún no has recibido, pues bien, el asiento contable se haría de la siguiente forma:
| DEBE | HABER |
| 1.000 € (6000) Compras de mercaderías | 1.000 € (4009) Proveedores, facturas pendientes de formalización. |
Registrar las facturas pendientes de recibir en el software de facturación
El registro de las facturas pendientes de recibir se realiza sin el IVA soportado, como puedes observar en el ejemplo anterior.
Una vez hayas recibido la factura se debe realizar el siguiente asiento contable:
| DEBE | HABER |
| 1.000 € (4009) Proveedor, facturas pendientes de formalización 210 € (4720) IVA soportado | 1.210 € (4000) Proveedor |
Conciliar las facturas pendientes de recibir con las facturas recibidas
Cuando un negocio recibe una factura de un proveedor por la compra de un producto o servicio (pedido de compra), es posible que se requiera recibir el bien o servicio comprado antes de la emisión de la factura final.
De ahí, que sea necesario el seguimiento de las facturas, usando un método de conciliación que se adapte a tu organización, por ejemplo, programar puntos de control integrados con los diferentes miembros del equipo.
Revisar las facturas cada 15 días es una buena forma de administrar y gestionar las facturas que han sido recibidas con las que están pendientes de recibir y ya has pagado.
¿Cómo afectan las facturas pendientes de recibir en la contabilidad de la empresa?
El hecho de contabilizar las facturas pendientes de recibir es necesario para poder conocer la situación real de una empresa en cada momento.
Veamos a continuación, las diferentes consecuencias que generan las facturas pendientes de recibir en contabilidad.
El impacto en el balance de la empresa
Contabilizar facturas pendientes de recibir ya pagadas, es una gestión indispensable para conseguir un balance de empresa que muestre una situación financiera real.
En el caso de no contabilizar una factura sin documento justificativo, desvirtuaría la cuenta de Proveedores, ya que, no quedaría reflejado el gasto ocasionado y la cuenta de pérdidas y ganancias estaría mal calculada.
La importancia de llevar un seguimiento de las facturas pendientes de recibir
Como hemos comentado anteriormente, es fundamental llevar un seguimiento de las facturas pendientes de recibir, por el hecho de que, el registro contable no incluye el IVA soportado de la operación comercial.
Por ello, una vez que se reciba la factura física o electrónica, hay que regularizar el asiento contable que se realizó en el momento que aún no habíamos recibido la factura, de manera, que se deduzca el IVA soportado de la operación efectuada.
¿Debo incluir la factura pendiente de recibir en las declaraciones trimestrales?
Las facturas que una empresa emite debe incluirlas en el trimestre que corresponde, por ejemplo, si emites una factura el 20 de marzo de 2023, tendrás que incluirla en el primer trimestre del ejercicio.
Para el caso de las facturas recibidas, la Agencia Tributaria concede un plazo de hasta cuatro años, desde la fecha de su emisión, para poder deducir el IVA soportado.
Y, para las facturas pendientes de recibir se deben declarar el trimestre que corresponda a la recepción de la factura, por ejemplo, si el pago de una factura lo has realizado el 1 de marzo y la factura la recibes el 1 de abril, tendrás que incluirla en el segundo trimestre del ejercicio.
Conclusión
En conclusión, podemos afirmar que no contabilizar facturas pendientes de recibir conllevaría a desajustes o registros irreales dentro de las operaciones contables de una empresa o autónomo.
Para evitarlos, hay que usar la cuenta contable 4009 Proveedores, facturas pendientes de recibir o formalizar, buscando el equilibrio en los registros contables.
