Una factura electrónica es lo mismo que una factura convencional, con la diferencia de que se emite en formato electrónica, el cual, puede estar estructurado o no.
Estas facturas se regulan en el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre donde se aprueba el Reglamento de facturación, teniendo que cumplir los mismos requisitos que una factura en formato papel, como son la legibilidad, autenticidad e integridad para salvaguardar su validez jurídica.
Explicación breve sobre la facturación electrónica en España
Dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia aprobado por el Gobierno español, se contempla la Ley Crea y Crece, la cual, tiene como principal objetivo impulsar la creación de empresas, a la vez que facilitan su crecimiento y expansión en los mercados internacionales.
Dentro de sus actuaciones se contemplan medidas específicas para luchar contra la morosidad en las operaciones comerciales, como es la aplicación del uso obligatorio de las facturas electrónicas en cualquier relación mercantil entre empresas y autónomos.
Además, su implantación va a generar ventajas en las empresas, ya que, simplificará los procesos de envío y recepción de facturas, eliminará el uso de papel y aportará a la mejora del medio ambiente, y, lo que respecta a las Administraciones, también mejorará el control en los ciclos de tramitación y el cobro de facturas.
Formatos admitidos para emitir facturas electrónicas
Según la Agencia Tributaria cuando nos referimos a formatos de factura electrónica admitidos, cuando cumplan los siguientes aspectos.
- Estructura del fichero del contenido de la factura, los compatibles para España y fuera de ella son: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, TXT.
- La Agencia Tributaria usa el formato XML con la estructura conocida como Facturae, claramente para cualquier extensión que usemos, tendremos que usar una herramienta compatible para poder abrir el archivo. Estos archivos XML están codificados para abrirlos en cualquier editor de texto.
El formato más extendido es el Facturae, ya que, es la forma ideal de enviar las facturas a las Administraciones Públicas Europeas.
Os recomendamos tener Facturae instalado en todos los dispositivos.
Veamos un ejemplo del formato de factura electrónica que cumpla con el estándar para poder enviarla a una Administración Publica, según la versión 3.0 de Facturae.
- La factura está compuesta por seis bloques de información, pero sólo son obligatorios cuatro de ellos:
| Dato | Dato | Ejemplo |
| Versión | 3.0 | |
| Modalidad | 1 | |
| Tipo de emisor | EM | |
| Lote | Identificador | A0000000XXX-000-00- |
| Número de facturas | 1 | |
| Importe total facturas | 5.500,50 | |
| El total a pagar | 5.500,50 | |
| El total a ejecutar | 5.500,50 | |
| Código moneda | EUR |
- Otro bloque obligatorio es el del emisor, donde se incluyen los datos fiscales.
| Dato | Dato | Dato | Ejemplo |
| Identificación fiscal | Tipo de persona | J | |
| Residencia | R | ||
| Código identificación | A0000000X | ||
| Datos personales | Razón social | Sociedad A | |
| Domicilio | dirección | Calle B nº 0 | |
| Código postal | 00000 | ||
| Población | Madrid | ||
| Provincia | Madrid | ||
| País | ESP |
- El siguiente bloque es exactamente igual que el anterior, pero para los datos fiscales del receptor.
- El bloque Factura es también obligatorio, el cual, recoge los siguientes datos:
- Cabecera: Número de factura, tipo de documento y clase de factura.
| Dato | ejemplo |
| Número de factura | xxxxxxx |
| Tipo de documento | FC |
| Clase factura | OO |
- Datos de factura
| Dato | Ejemplo |
| Fecha de expedición | xx/xx/xxxx |
| Moneda factura | EUR |
| Moneda impuesto | EUR |
| Idioma | ESP |
- Impuestos repercutidos
| Dato | Dato | Dato | Ejemplo |
| Impuestos | Clase | IVA | |
| Porcentaje | 21% | ||
| Base imponible | 4.545,87 | ||
| Cuota | 954,63 |
- Totales factura
| Dato | Ejemplo |
| Importe bruto | 4.545,87 |
| Importe total | 4.545,87 |
| Importe impuestos repercutidos | 954,63 |
| Impuestos retenidos | 0,00 |
| Total factura | 5.500,50 |
| Total a pagar | 5.500,50 |
| Total a ejecutar | 5.500,50 |
- Por último, está la línea de detalle de la factura
| Dato | Dato | Dato | Ejemplo |
| Descripción del bien | Servicios varios | ||
| Cantidad | 1 | ||
| Unidad | |||
| Precio unitario | |||
| Coste | |||
| Importe bruto | |||
| Impuesto repercutido | Clase | ||
| Porcentaje | |||
| Base imponible | Importe original | 4.545,87 | |
| Cuota | Importe original | 954,63 | |
| Base imponible especial |
El fin del formato PDF
Actualmente, existen dos tipos de factura electrónica:
- Factura electrónica con formato estructurado: archivos XML, EDIFACT, etc.
- Factura electrónica con formato no estructurado: facturas escaneadas, PDF, etc.
A partir de la primavera de 2024 la factura electrónica será obligatoria para las empresas y autónomos que facturen más de ocho millones de euros, y, para el resto, será desde la primavera del 2025.
Evidentemente, esto conllevará al desuso del formato PDF, ya que, todas las empresas y autónomos tendrán que disponer de herramientas informáticas compatibles con los programas de facturación de los diversos receptores, de esta manera, se consigue automatizar los sistemas de contabilidad y los pagos.
Es más, los que no implanten este método de facturación en sus empresas pueden llegar a recibir hasta sanciones de 10.000 euros.
Una alternativa al formato estructurado XML es el formato EDI, este sistema automatiza los procesos de intercambio de datos entre organizaciones, eliminando el uso del papel y garantizando la seguridad en sus comunicaciones.
EDI es un formato reconocido a nivel de la Administración, pero no es válido para las Administraciones Públicas Españolas ni europeas.
Obligatoriedad de recibir facturas electrónicas
La normativa establece un periodo de seis meses desde la publicación de la ley para que las organizaciones implicadas indiquen los requerimientos técnicos y de información que tiene que incluir una factura electrónica.
Además, se nombran los requisitos que tienen que cumplir los prestadores de las herramientas digitales que permitan la interoperabilidad entre las empresas y autónomos, ya que, son el eje que desarrolla las peculiaridades técnicas del proyecto.
Las empresas deben implementar estas soluciones tecnológicas para el cumplimiento de la normativa, las cuales, cuentan con diferentes plazos para adaptarse según su volumen de facturación.
Las grandes empresas cuya facturación supere los ocho millones de euros, el plazo de implementación es de un año desde que se apruebe el reglamento técnico, es decir, primavera de 2024.
Para el resto de empresas, principalmente pymes y autónomos, cuya facturación sea inferior a los ocho millones de euros, se amplía el plazo a los 2 años desde su aprobación, es decir, primavera de 2025, permitiéndole una mayor exención temporal para su implantación.
Y, a partir de ese momento, será obligatorio para todos los operarios:
- Expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en todas sus operaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.
- Facilitar la información sobre el estado de las facturas.
- Garantizar la interconexión entre las soluciones digitales que vendrá determinado de forma reglamentaria.
- Los receptores de una factura electrónica no podrán obligar al emisor al uso de una herramienta predeterminada.
- El emisor debe permitir al receptor tener acceso a las facturas electrónicas durante 4 años, en el caso de que dejaran de ser clientes, el periodo serían 3 años desde la finalización de su operativa en común.
Esperamos haber resuelto todas las dudas y preguntas sobre el sistema y formatos de facturación electrónica en España.
