En el siguiente post explicamos cómo se hace una factura electrónica, sus características y qué requisitos debe cumplir para tener validez.
Hay que tener en cuenta como emitir una factura electrónica, ya que, mejora el proceso de facturación, además desde el año 2015 es obligatoria para algunas empresas que colaboran con el sector público y desde el 2018 también se obliga a los subcontratistas en relación con el principal.
Introducción a la facturación electrónica en España
La facturación electrónica consiste en la transmisión de facturas entre el emisor y el receptor por medios electrónicos y telemáticos, los cuales, se firman de forma digital.
Con la Ley 56/2007 de 28 de diciembre de Medidas de Impulso a la Sociedad de la Información, se establece que la facturación electrónica, en el marco de la contratación con el sector público estatal, es obligatoria en los términos que establece la Ley reguladora de la contratación en el sector público.
Esta ley indica que las Administraciones Públicas promoverán la incorporación de la factura electrónica en las distintas actuaciones públicas, principalmente en materia de justificación de ayudas y subvenciones.
Requisitos para emitir una factura electrónica en España
A la hora de emitir facturas electrónicas se necesita tener un formato estructurado y que estén firmadas con una firma electrónica avanzada.
Veamos quién está obligado a emitirlas, qué software están homologados, los datos obligatorios que deben incluir y la firma electrónica.
¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas?
Emitir facturas electrónicas entra en vigor en 2023 para aquellas empresas o autónomos que tengan una facturación superior a ocho millones de euros anuales.
Para el resto de empresas o autónomos (con una facturación inferior a ocho millones de euros) tienen como margen hasta el año 2025 para acogerse a la facturación electrónica obligatoria.
Software de facturación electrónica homologado
Con la Ley de Creación y Crecimiento de empresas se ha determinado que las empresas facturen de forma electrónica obligatoriamente, de manera que la remisión de factura sea automatizada y al instante.
Por tanto, es necesario adquirir un software homologado, que cumpla los requisitos actuales de la legislación, con el fin de reducir el fraude fiscal, además de facilitar la digitalización de autónomos y pymes, a la vez que simplifican su relación con Hacienda.
Datos obligatorios que debe incluir la factura electrónica
Los conceptos obligatorios que debe contener una factura electrónica son:
- Cabecera: lugar donde se incluyen los datos tanto del emisor como del receptor, los datos de la factura (número y fecha de expedición).
- Cuerpo: incluir los conceptos facturados y las cantidades totales de la misma, además debe aparecer una breve descripción de las operaciones, junto con las respectivas referencias de cada uno de los bienes o servicios prestados.
- Final: aquí se incluyen otros conceptos como son los valores de la factura, la fecha de entrega y la base imponible, además, hay que indicar el tipo impositivo, la cuota tributaria y el toral de la factura.
Como ves, no se trata solo de emitir la factura en forma digital e imprimirla en PDF, sino que hay que respetar otros conceptos, como son la confirmación del emisor y del receptor.
Firma electrónica
La firma de la factura electrónica garantiza la integridad del documento, de manera, que si editas la factura te aparecerá la firma digital alterada, indicando la información que se ha modificado.
Para poder realizar la firma de una factura electrónica necesitarás un certificado digital.
Pasos para hacer facturas electrónicas
Los pasos a seguir para hacer una factura electrónica son los que exponemos a continuación.
Creación de la factura electrónica en el software homologado
Para emitir facturas electrónicas online debes usar un software homologado para facturación electrónica.
La factura electrónica destinada a las Administraciones Públicas debe contar con un formato XML, el cual, se genera con un programa de factura electrónica homologado, como por ejemplo el Facturae (es gratuito).
En el caso de que no vayan destinadas a la Administración sino a cualquier otra empresa o particular, podemos usar otros formatos como JPEG, PDF, TXT, etc.
Inclusión de los datos obligatorios y la firma electrónica
Una vez se hayan incluido los datos obligatorios de la factura electrónica, antes de guardarla en su correspondiente formato, hay que validarla con nuestra firma electrónica, para ello, debemos tener un certificado digital, el cual, puedes hacer en cualquier Punto de Atención al Emprendedor.
Envío de la factura electrónica al cliente
Por último, para enviar la factura a nuestro cliente podemos hacerlo mediante correo electrónico o descarga de la web.
Además, las facturas electrónicas deben estar almacenadas en los formados admitidos por la Administración.
Este formato permite ahorrar tiempo a las empresas, reducir el espacio de almacenamiento y reducir costes.
Ventajas de utilizar la facturación electrónica en España
La facturación electrónica tiene una serie de ventajas para las empresas españolas, ya que, a mayor volumen de facturación, más interesa su uso.
Entre las ventajas podemos destacar el ahorro de costes, el tiempo de gestión de facturas, puesto que, se incorpora el formato estructurado a los programas de facturación, reducción de errores humanos, consiguiendo una mayor eficacia en la gestión de facturas y el ahorro de espacio de almacenamiento.
Conclusiones y recomendaciones
El uso de la factura electrónica obligatoria facilita las relaciones comerciales entre las empresas, aumentando la transparencia mercantil y acabando con la morosidad en operaciones comerciales.
Además, las facturas electrónicas incluyen requisitos técnicos y de información que verifican la fecha y periodos de pago.
Recomendación de contar con asesoría especializada en facturación electrónica
Es recomendable usar una asesoría especializada en facturación electrónica, ya que, el documento cumplirá los requisitos formales y garantizará la legibilidad de su contenido, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, para evitar futuras modificaciones.
Diferencia entre factura electrónica y FACE
FACE es el Punto General de Entrada de Facturas electrónicas de la Administración General del Estado, que permite la remisión de facturas en formato electrónico a los Organismos que acepten dichas facturas, y estén previamente dados de alta en el sistema.
Esperamos que ahora tengas un poco más claro como es el proceso de hacer facturas electrónicas.
