Para la elaboración de presupuestos hay que plantearse cuáles serán los gastos y los beneficios que vamos a tener, calculando las diferentes vías de ahorro y teniendo en cuenta las fuentes de financiación.
Es una estimación sobre los beneficios que podemos tener, estudiando los costos futuros y los que solicita el cliente para saber cuánto dinero le costará un determinado trabajo.
Veamos en este artículo como realizar un presupuesto, para qué se usa, su legalidad y qué herramientas puedes utilizar para su elaboración.
¿Qué es un presupuesto y para qué sirve?
Un modelo de presupuesto es un documento similar a una factura proforma donde se detalla el servicio o la venta de un producto estimado para una futura operación comercial.
En la elaboración de presupuestos hay que tener en cuenta que no sólo puede centrarse en el precio, sino en la propuesta general, especificando cada una de las necesidades del cliente.
Son muy importantes los detalles técnicos, es decir, lo que se va a entregar, las funciones que cubrirá y los elementos que lo formarán.
Además, se debe incluir la forma de entrega de forma específica, de manera que el cliente tenga pleno conocimiento de lo que va a recibir.
También hay que detallar la duración de la ejecución del trabajo y el precio de cada etapa de la operación comercial.
¿Por qué es importante hacer un presupuesto?
Veamos la importancia que tiene cómo realizar un presupuesto en función de su legalidad y las partes que debe contener de forma obligatoria.
¿Tiene legalidad un presupuesto?
La validez legal de un presupuesto, una vez lo haya aceptado el cliente, es similar a la de un contrato legal.
Por tanto, una vez firmado y aceptado el presupuesto por el cliente, se puede considerar un documento con vinculación legal, aunque es imprescindible que dicha aceptación quede por escrito, de manera que puedas evitar futuros impagos por no estar claro el contenido del acuerdo.
Podemos indicar, que una vez aceptado el presupuesto se convierte en un contrato que deberán cumplir ambas partes, el comprador y el vendedor.
Además, la estimación del tiempo de duración debe quedar reflejada, al igual que si se alarga por causas ajenas al cliente.
En el caso de aparecer vicios ocultos que originen cambios en el presupuesto, ambas partes deben hacer constancia por escrito.
Partes de un presupuesto
Un modelo de presupuesto debe contener los siguientes datos:
- Datos de la empresa o autónomo que realiza el servicio, es decir, nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio social, con el fin de reflejar quién realiza el presupuesto.
- Datos del cliente que solicita el presupuesto, de manera que sepamos a quién va dirigido nuestros servicios.
- Descripción detallada del servicio o producto que se va a vender, es importante desglosar sus partes, separando la mano de obra y los materiales que se van a utilizar.
- Fecha de finalización de la oferta presupuestada, de manera que el cliente conozca la fecha límite para su aceptación.
- Precio total y desglosado de las distintas partes del presupuesto.
- La modalidad de pago, es decir, cómo se realizará el pago del servicio, bien sea transferencia, efectivo, etc.
Consejos para hacer un presupuesto efectivo
A la hora de hacer un presupuesto efectivo hay que tener en cuenta diversos conceptos para no cometer ningún error en su elaboración.
Lo primero es el coste que tendrá el producto o servicio, así como cualquier gasto asociado que conlleve, de ahí, la importancia de estimar bien los productos y la mano de obra que se vaya a necesitar para la prestación de servicios.
Por tanto, a la hora de fijar el precio de un presupuesto debes tener en cuenta diferentes conceptos, como son:
- Cubrir costes: es el aspecto más fundamental, ya que, a nadie le gusta trabajar gratis, así que debes contemplar los diferentes costes que generará el servicio ofertado, tanto de los materiales como de la mano de obra.
- Información sobre el precio de mercado, es importante que no hagas un presupuesto con un precio mucho más elevado ni inferior al de mercado.
- Calcular un margen de beneficio que te haga ganar dinero, estableciendo un porcentaje de beneficio empresarial, aunque esto dependerá de la estrategia comercial aplicada al cliente y los costes del servicio.
- Descuentos: esto generará cautivar al cliente final consiguiendo una oferta más atractiva.
¿Cómo hacer un presupuesto para un cliente?
Si te estás planteando como hacer un presupuesto para un proyecto, has de tener en cuenta, que además de aportar la información sobre el trabajo que se va a realizar, este nos servirá como carta de presentación para convencer al cliente de que elija tu empresa.
Herramientas útiles para crear un presupuesto
A continuación, ofrecemos una plantilla de presupuesto y diversos ejemplos de presupuestos de proyectos, para que te ayuden a su elaboración.
Plantilla de presupuesto
Existen múltiples herramientas que pueden facilitarnos un modelo de presupuesto para crearlos paso a paso, sin complicaciones.
Por ejemplo, usa una hoja de Excel te ayudará a crear un presupuesto fácilmente, e incluso, en la red puedes descargar alguna plantilla ya creada de forma gratuita, es más, te ahorrará tiempo a tener que crearla tú mismo.
Ejemplos de presupuesto de un proyecto
Veamos un ejemplo de un presupuesto de una empresa que se dedica al asesoramiento fiscal, donde se realiza la creación de una compañía en un tiempo récord.
Se le encarga la constitución de la empresa y el asesoramiento fiscal específico para el proyecto que van a lanzar, estipulando el precio de la hora en 100 euros, estipulando unas 10 horas de prestación de servicios, con todo el trámite realizado.
El modelo de presupuesto facilitado por el encargo de este proyecto sería:
Consejos para mantenerse en el presupuesto
El momento de calcular el coste de un presupuesto es el más importante, no puedes olvidar identificar lo que cuesta producir cada servicio o producto que ofreces, aplicándole un precio según los costos.
Te ofrecemos los siguientes consejos para conseguir el cálculo de un presupuesto de forma eficiente:
Lo primero es realizar una buena descripción del presupuesto, ayuda a que el cliente reconozca los elementos que van a participar, también tienes que identificar el precio de la hora de trabajo, estimando el tiempo que vas a tardar, si no podrías perder mucho dinero.
Si eres un buen emprendedor, te recomiendo que redactes una guía con los problemas más habituales, así podrás evitarlos con el paso del tiempo, es una forma de prevenirse ante los malos tiempos.
Por último, aplica en el presupuesto un pequeño margen que cubra los errores de estimación de tiempo que hayas podido calcular mal.
En resumen, los criterios que debes seguir para fijar un buen precio a la hora de la elaboración de presupuestos es seguir los siguientes pasos:
- Calcula costes fijos y variables (agua, luz, alquiler, mercancías, mano de obra, tasas, etc.).
- Añade el margen de beneficio sobre el coste del trabajo.
- Usa el precio de mercado como referencia.
Además, añade alguna promoción o descuento dentro del precio del presupuesto, ya que, eso generará un mayor interés al cliente, el hecho de pensar que va a pagar menos que otro cliente.
Estas estrategias generan sensaciones positivas sobre tu empresa, está demostrado que cuando un cliente recibe atención y oferta se siente más tranquilo y feliz, consiguiendo con ello, una mayor fidelización de tu marca.
Esperamos que tengas más claro como hacer un presupuesto y la importancia de hacerlo de forma correcta.
