La vida cambia y también lo hace la forma de facturar para todas las empresas y autónomos, ya que, con la Ley facturación electrónica, todos tendrán que implementar la factura electrónica en sus negocios.
La Ley Crea y Crece marca la salida de un nuevo tipo de facturación, es más, quien la incumpla se enfrentará a sanciones graves.
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica es una alternativa a la factura tradicional en papel, que proporciona la transformación digital de los negocios, la cual, será obligatoria para todos los autónomos y empresas.
La factura electrónica hay que entenderla como el justificante de la entrega de bienes o prestación de servicios, que a efectos legales tiene la misma validez legal que las del formato papel.
Hay dos tipos de factura electrónica, una, la no estructurada, que corresponde a una imagen digital (por ejemplo, PDF) y, la otra, la estructurada, que usa un formato de lenguaje XML, el cual, se genera automáticamente usando una herramienta específica de facturación electrónica.
Ventajas de la facturación electrónica
Las ventajas que trae la Ley facturación electrónica son:
- Ahorro de dinero, ya que, al tener las facturas en formato digital, ahorras costes de impresión y papel, almacenaje y archivos, etc.
- Automatización del proceso de facturación, consiguiendo integrar en una misma plataforma todo el trabajo, de manera, que puedas dedicar ese tiempo a otras tareas más importantes y evitar los errores humanos.
- Los tiempos de entrega se verán reducidos, ya que, todo el proceso será más rápido, enviando las facturas antes y adelantar el proceso de cobro.
- Tiene validez legal igual que la factura en papel, además el emisor debe garantizar la integridad del contenido y legibilidad desde su fecha de expedición, además, de todo el periodo de conservación.
- Incremento de la seguridad en tu facturación, evitando hacker para una posible estafa o fraude.
- Cumple con la Ley de Antifraude fiscal
- Es el primer paso hacia la digitalización de tu empresa, que te permite trabajar a remoto desde cualquier lugar.
- Reduce el impacto medioambiental.
La facturación electrónica será obligatoria en España
La factura electrónica será obligatoria en España en dos fases, la primera es para las empresas y autónomos con facturación anual superior a ocho millones de euros, y la segunda, para el resto de empresas que no superen los ocho millones de euros.
¿Cuándo entrará en vigor la obligatoriedad de la facturación electrónica?
La obligatoriedad de la factura electrónica entra en vigor para empresas y autónomos con una facturación anual superior a ocho millones de euros en el plazo de un año desde la publicación de la Ley en el BOE.
Para el resto de empresas, la obligación de aplicar esta medida es de tres años desde la publicación de la Ley en el BOE.
La Ley ya sea probó en el Congreso y se publicó en el BOE el 29 de septiembre de 2022, con su posterior entrada en vigor en los 20 días posteriores, ahora habrá que esperar al desarrollo reglamentario para contar el plazo dispuesto en los puntos anteriores.
¿Quiénes estarán obligados a utilizar la facturación electrónica?
Como hemos indicado anteriormente, la aplicación de la facturación electrónica se hará en dos fases temporales dependiendo del nivel de facturación anual de las empresas y autónomos.
Por tanto, si eres autónomo, tienes margen para adaptarte a la nueva realidad de las facturas electrónicas hasta el 2025, siempre que no factures más de ocho millones de euros anuales.
Consecuencias de no cumplir con la obligatoriedad de la facturación electrónica
Las consecuencias de no cumplir la obligatoriedad de la facturación electrónica conllevarán sanciones duras y contundentes por parte de la Administración.
Es decir, aquellos autónomos que no implementen el sistema de facturación electrónica pueden llegar a tener sanciones de hasta 10.000 euros.
Cómo prepararse para la facturación electrónica
Veamos los pasos a seguir para prepararnos a la futura obligatoriedad de la factura electrónica.
Elección del proveedor de servicios de facturación electrónica
No hay duda que el futuro de las empresas será digital, por ello, la factura electrónica es una pieza fundamental para la digitalización del negocio.
A continuación, te explicamos los cinco aspectos que debe cumplir el proveedor del programa de facturación electrónica:
- Cumplir con los requisitos legales, regulada en Europa por la Directiva 2014/55/UE.
- Ofrecer un servicio global, principalmente para las empresas con proveedores extranjeros, que permita trabajar de forma integrada y automatizada con todos los socios de un negocio.
- El proveedor elegido debe tener la capacidad de adaptarse 100% a las necesidades específicas de tu empresa, asesorándote y con una visión de futuro.
- Que ofrezca un servicio de soporte 24 horas y 7 días a la semana.
- Que cuente con una experiencia en facturación electrónica y que trabaje con clientes reconocidos, sobre todo que tengan características similares a las de tu empresa.
Otros criterios para seleccionar la solución a la obligatoriedad de la factura electrónica son:
- Tener un manejo sencillo e intuitivo.
- Contener funcionalidades que respondan a tus necesidades.
- Permitir la gestión del proceso digital de facturación de forma integral y transparente.
Además, en el caso de tener que facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas, es preciso que el programa informático cumpla los requisitos establecidos en la normativa.
Y, por último, hay que asegurarse que el software usa el formato recomendado y permite la emisión y el envío automático de las facturas a través del punto FACe (Punto General de Facturas Electrónicas).
Adaptación del sistema de gestión a la facturación electrónica
Actualmente, la adaptación al sistema de factura electrónica se consigue con soluciones informáticas, las cuales, se deben integrar con el resto de herramientas de gestión que usemos, con el fin de hacerlo de forma integral.
De no ser así, podrías tener problemas al trabajador con dos softwares diferentes, ya que, puedes duplicar la información y tener una carga de trabajo extra.
Seguir los procedimientos recomendados te asegura cumplir con los estándares a los que la normativa reglamentaria te obliga con respecto a la factura electrónica.
Formación y capacitación de los empleados
Otro aspecto importante a la hora de implementar la facturación electrónica es formar y capacitar a los empleados, consiguiendo la digitalización de tu negocio.
Ofrecer formación a los empleados, antes de la adaptación a la factura electrónica, es algo indispensable para obtener el máximo rendimiento de la digitalización y poder beneficiarte de todas las ventajas que ofrece.
Resumen de la importancia de la facturación electrónica
A modo de resumen, podemos decir que el principal beneficio del uso de la factura electrónica es el ahorro económico en general, ya que, suprime gastos de impresión y el envío postal de las facturas.
Además, acorta los procesos de tramitación, reduce los errores humanos, disminuye el espacio de almacenamiento, automatización a la hora de hacer facturas, contribuye a la modernización de la economía y ayuda a la conservación del medio ambiente.
